PDF/A это не отдельный формат
Первое, что стоит усвоить: файл PDF/A остаётся файлом PDF. То же расширение, те же программы, то же открытие двойным щелчком. Архивным его делает соблюдение более строгого набора правил, описанного в стандарте ISO 19005. В России этот стандарт принят как ГОСТ Р 54989-2012, и именно на него ссылаются требования к долговременному хранению электронных документов.
У всех этих правил одна цель: документ должен выглядеть точно так же через двадцать лет, на компьютере, который ещё не спроектировали, без доступа в интернет.
А значит, из файла нужно убрать всё, что зависит от внешнего мира. Обычный ПДФ имеет право написать «набрать этот абзац шрифтом Helvetica» и понадеяться, что шрифт найдётся в системе. В 2045 году он может не найтись, текст переберётся другим шрифтом и вёрстка поедет. Обычный ПДФ может подтягивать картинку по ссылке, выполнять скрипт, проигрывать видео. Всё это зависимости, а зависимости со временем протухают.
Что конкретно требует стандарт
- Все шрифты внедрены в файл. Начертания букв лежат внутри документа, поэтому текст отрисовывается одинаково независимо от того, установлен шрифт в системе или нет.
- Цвет описан аппаратно-независимо. В файл кладётся цветовой профиль ICC, который однозначно объясняет любой будущей программе, что означает конкретный оттенок, вместо того чтобы оставлять это на усмотрение монитора.
- Никакого шифрования. ПДФ с паролем не может быть PDF/A. Архив, который невозможно открыть без пароля, который никто уже не помнит, это не архив.
- Никаких скриптов, звука, видео и запуска внешних программ. Всё исполняемое и всё, что разворачивается во времени, запрещено.
- Никаких внешних ссылок на содержимое. Картинки, шрифты и данные лежат внутри файла и не подгружаются при открытии.
- Стандартизированные метаданные. Файл несёт метаданные XMP, где записано, какой версии и какому уровню он соответствует, чтобы валидатор проверял его по правильному своду правил.
Обратите внимание, чего в списке нет: размера файла, количества страниц, качества картинок и того, ищется ли текст поиском. PDF/A отвечает за долговечность, а не за компактность и аккуратность.
Какая версия нужна: PDF/A-1, 2 или 3
У стандарта три части, и они дополняют друг друга, а не соперничают. Более новая версия здесь не означает автоматически лучшую: значение имеет то, что именно просит принимающая сторона.
- PDF/A-1 (2005) самая строгая и самая широко признанная. Она опирается на старый PDF 1.4 и запрещает прозрачность и слои, поэтому современный документ с дизайном после конвертации может заметно «сплющиться». Если ведомство вообще называет версию, обычно это она.
- PDF/A-2 (2011) построена на PDF 1.7. Разрешает прозрачность, слои и сжатие JPEG 2000, а также позволяет вкладывать внутрь другие файлы PDF/A. Для большинства задач это разумный выбор по умолчанию: гарантии сохранности те же, а вероятность, что документ изменит вид, заметно ниже.
- PDF/A-3 (2012) это PDF/A-2 плюс одно важное отличие: внутрь можно вложить любой файл, а не только PDF/A. На этом построены стандарты электронных счетов, где машиночитаемый XML лежит внутри читаемого человеком документа. Если такая задача перед вами не стоит, третья часть не нужна.
Буква после цифры
Уровни записываются как 1b, 2b, 2u, 2a. Буква говорит о том, сколько структуры несёт файл:
- b (basic) гарантирует визуальное воспроизведение. Страница всегда будет выглядеть правильно. Именно это подразумевает подавляющее большинство требований.
- u (unicode) добавляет гарантию, что весь текст корректно сопоставлен с Юникодом, то есть его можно надёжно извлечь и найти поиском.
- a (accessible) добавляет полную разметку: порядок чтения, структуру, альтернативный текст для изображений. Этого требует законодательство о доступности, и ни один конвертер не создаст такую разметку из плоского скана. Настоящий уровень a получается из хорошо размеченного исходного документа, а не из шага конвертации.
Если уровень вам не назвали, берите PDF/A-2b. Он закрывает обычное требование «нужен PDF/A» с наименьшими потерями для внешнего вида.
Кто обычно требует архивный формат
- Суды и системы электронной подачи документов. Требование к архивному формату встречается в правилах подачи и у нас, и в зарубежных судебных порталах.
- Госорганы и делопроизводство. Правила долговременного хранения электронных документов прямо опираются на ГОСТ Р 54989. Если документ уходит в дело со сроком хранения, рано или поздно всплывёт вопрос о формате.
- Вузы и научные репозитории. Порталы приёма диссертаций и выпускных работ часто просят архивный PDF, чтобы работа читалась и через десятилетия после защиты.
- Архивы организаций и аудит. Везде, где регламент говорит «хранить пять лет», кто-нибудь однажды спросит, чем это обеспечено.
- Электронный документооборот со счетами. Здесь нужна именно третья часть, со структурированными данными внутри читаемого документа.
Как конвертировать ПДФ в PDF/A
Сама конвертация быстрая. По сути вы просите программу внедрить всё, что раньше подтягивалось со стороны, приложить цветовой профиль, вычистить запрещённое и записать метаданные, объявляющие результат соответствующим стандарту.
- Откройте конвертер PDF в PDF/A и загрузите файл.
- Выберите уровень соответствия. Доступны PDF/A-1b, 2b и 3b. Берите 2b, если не сказано иное.
- Запустите конвертацию и скачайте результат.
- Откройте файл и просмотрите его. Конвертация может изменить вид документа, и тридцать секунд на проверку стоит потратить до того, как вы куда-то его отправите.
Одну вещь надо решить заранее: если на ПДФ стоит пароль, снимите его перед конвертацией, потому что шифрование и PDF/A несовместимы. Как это сделать, описано в инструкции о том, как снять пароль со своего PDF. Слово «своего» здесь ключевое: пароль нужно знать.
Как убедиться, что файл действительно PDF/A
Файл, который только заявляет о соответствии, бесполезен, если принимающая система с ним не согласится. Проверять можно на трёх уровнях, и глубина проверки должна соответствовать цене ошибки.
- Откройте в любой читалке ПДФ. Большинство программ показывают вверху полоску о том, что документ открыт в режиме PDF/A. Нет полоски, нет и заявленного соответствия.
- Посмотрите свойства документа. В метаданных будет указана часть стандарта и уровень, на которые претендует файл.
- Прогоните настоящий валидатор. veraPDF это бесплатная эталонная реализация проверки. Для диссертации или судебного документа прогоните её один раз: это минута работы и ровно та же проверка, которую, скорее всего, делает система на приёме.
Наш конвертер проверяет результат структурно ещё до выдачи: убеждается, что цветовой профиль на месте, а заявленный уровень соответствует запрошенному. Это ловит неудавшуюся конвертацию, но не заменяет полный аудит по ISO 19005. Для юридически значимых документов один прогон через veraPDF лишним не будет.
Почему документ иногда меняется после конвертации
- Прозрачность «сплющилась». При конвертации в PDF/A-1b прозрачность убирается, потому что в PDF 1.4 её нет. Мягкие тени, свечения и полупрозрачные плашки запекаются в непрозрачные пиксели. Если в документе есть современная вёрстка, возьмите 2b и проблема исчезнет.
- Подменился шрифт. Если исходный ПДФ ссылался на шрифт, не внедряя его, конвертер обязан что-то внедрить и подставляет ближайший похожий. Межбуквенные расстояния и переносы строк могут поехать. Лечится на стороне источника: пересохраните исходный документ с внедрением шрифтов.
- Файл потяжелел. Так и должно быть. Внедрённые шрифты и цветовой профиль занимают место. Если размер мешает, прогоните результат через сжатие PDF и проверьте соответствие заново: агрессивное сжатие способно его сломать.
- Пропали интерактивные элементы. Поля форм, скрипты и мультимедиа не являются архивным содержимым. Если нужно сохранить заполненные значения, сведите форму до конвертации, чтобы ответы стали частью страницы.
- Конвертация вообще не запустилась. Почти всегда это шифрование. Снимите пароль и повторите.
Чего PDF/A не делает
- Это не подпись и не доказательство подлинности. Стандарт обещает, что файл будет одинаково отображаться в будущем, но ничего не говорит о том, кто его создал и не менял ли его кто-то. Для этого нужна подпись документа.
- Это не защита. Скорее наоборот: шифрование запрещено. Если документ надо и заархивировать, и защитить, это две разные копии с двумя разными задачами.
- Скан не станет искомым. Отсканированная страница, переведённая в PDF/A-1b, это корректный архивный файл с картинкой текста внутри. Если нужны слова, сначала распознавание. Разницу разбирает заметка о том, когда нужен OCR, а когда обычная конвертация.
- Качество не улучшится. Мутный скан, идеально заархивированный, останется мутным сканом навсегда.
Частые вопросы
Можно ли превратить PDF/A обратно в обычный ПДФ?
Этого не требуется. Файл PDF/A и так является полноценным PDF и открывается везде. Если вы его отредактируете, соответствие стандарту обычно теряется, и это нормально: держите архивную копию нетронутой, а после правок конвертируйте заново.
PDF/A-3 лучше, чем PDF/A-2, раз цифра больше?
Нет. Для большинства задач единственное значимое отличие в том, что в третью часть можно вложить произвольные файлы. Некоторые архивы это как раз не любят: вложенная таблица становится зависимостью, читаемость которой в будущем никто не гарантирует. Берите ту версию, которую попросили, а если не просили, то 2b.
Почему скан конвертировался, но текст в нём по-прежнему не ищется?
Потому что скан это изображение, а архивация изображения сохраняет изображение. Сначала прогоните распознавание текста или конвертацию скана в Word, а уже результат переводите в архивный формат.
Нужен ли PDF/A для обычных рабочих документов?
Как правило нет. Для счёта, который вы отправите и забудете, достаточно обычного ПДФ. Архивный формат оправдывает себя, когда документ должен пережить срок хранения, судебный процесс или институциональный репозиторий, либо когда его прямо потребовали.
Запретит ли PDF/A редактировать файл?
Нет. Он не только для чтения и ничем не заблокирован. Любой человек с редактором изменит его так же, как обычный PDF. Стандарт гарантирует точность отображения во времени, а не неизменность.
Что делать, если файл всё равно не приняли?
Проверьте три вещи по порядку: не просили ли конкретную часть и уровень, например 1b вместо 2b; не остался ли на файле пароль; и что говорит валидатор о реальных ошибках. На практике первый пункт объясняет большинство отказов.
Конвертировать файл
Если форма ждёт архивную копию, конвертер PDF в PDF/A поддерживает уровни 1b, 2b и 3b и проверяет собственный результат до выдачи. Он входит в Convertica Premium вместе с остальным набором премиум-инструментов. Подготовить файл можно бесплатно: снять пароль, сжать и объединить страницы в один документ, а остальное найдётся в полном списке инструментов.
